注文アプリ導入で学食をDX化｜従業員のトレーニングについても解説

学食が抱えるアナログ運営の課題

注文アプリ導入前の学食では、多くの場合アナログな手作業による運営が中心です。

長い行列と混雑によるお客様のストレス

学食では短い昼休みに注文が集中するため、食券の購入やレジには長い行列が発生します。お客様である学生や教職員は、食事の時間を確保するために貴重な休憩時間を待機に費やす必要があり、大きなストレスとなっていました。

現金決済によるレジ業務の負担

多くの学食では、現金決済が主流です。レジ担当の従業員は、会計作業に多くの時間を取られていました。また、毎日の売上集計や釣銭の準備、レジ締め作業なども手作業でおこなうため、従業員の業務負担が大きい点が課題でした。

手作業での注文集計と在庫管理の限界

日々の注文数は手作業で集計されることが多く、どのメニューがどれだけ売れたのかを正確かつリアルタイムに把握することが困難でした。そのため、食材の仕入れや在庫管理も経験則に頼らざるを得ず、食材ロスや品切れが発生しやすい状況でした。

注文アプリがもたらすDX化の効果

注文アプリを導入しDX化を推進することで、前述の問題は大きく改善されます。

スマートフォン完結による注文・決済の効率化

アプリを導入すると、お客様は自身のスマートフォンから事前に注文と決済を完了できます。これにより、昼休みの行列は劇的に解消されます。お客様は指定された時間に商品を受け取るだけとなり、待ち時間なく食事を楽しめるようになります。

データ活用によるメニュー改善と売上向上

注文アプリを通じて蓄積された販売データは、自動で集計・可視化されます。人気メニューや時間帯別の売上傾向が正確に把握できるため、データに基づいたメニュー開発や仕入れの最適化が可能です。

学食運営の全体的なリソース最適化

アプリを導入すれば、レジ業務や注文集計にかかっていた従業員のリソースを、調理や接客品質の向上といった他の業務に振り分けられます。これにより学食運営全体の効率化が図られ、より少ない人数でも安定した運営が実現します。

注文アプリ導入によるお客様の利便性向上

注文アプリが導入されると、お客様は「学食＝並ぶ場所」というイメージから解放されます。これまで混雑を避けるために学食の利用を諦めていたお客様も、手軽に学食を利用してくれるでしょう。スマートフォン一つで完結する手軽さが、学食利用のハードルを下げるのです。

注文履歴の可視化とリピート利用の促進

多くの注文アプリでは、過去の注文履歴をお客様自身が確認できます。お気に入りのメニューを再度注文する際の手間が省けるため、リピート利用が促進されます。また、ポイント機能やクーポン配布などを連携させることで、継続的な利用動機を生みだすことも可能です。

お客様の多様なニーズに応えるメニューの提供

アプリ上では、紙のメニューでは伝えきれなかった詳細な情報（アレルギー情報、カロリー、期間限定メニューの告知など）を提供しやすくなります。お客様は自分のニーズに合ったメニューをじっくり選べるようになり、食事の選択肢が広がります。

従業員のトレーニングがDX化の鍵

学食の従業員の中には、スマートフォンの操作や新しいデジタルツールに不慣れな方も少なくありません。DX化とは、従来のやり方を大きく変えることです。従業員が変化に対する不安を抱えたままでは、新システムの定着は困難です。スムーズな移行を実現し、アプリの機能を最大限に活用するためにも、丁寧なトレーニングがDX化の成否を分けます。

注文アプリ導入時におこなうべき基本トレーニング

注文アプリ導入時には、システムの使い方だけでなく、新しい業務フロー全体を理解してもらう必要があります。

新システム（管理画面）の操作方法の習得

まずは、注文アプリの管理者用画面の操作方法から教えましょう。注文の確認、受付処理、売上の確認など、日常業務で必須となる基本操作を繰り返し練習し、全員が確実に操作できるようにします。

注文受付から提供までのオペレーション変更点の確認

注文アプリ導入により、注文の受け方や商品の提供方法が変わります。お客様が来店してから注文を受けるのではなく、「アプリで受けた注文を、指定時間までに準備して渡す」という流れになります。この新しいオペレーションを全員で共有し、混乱なく対応できるように準備します。

お客様への案内方法とトラブルシューティング

アプリ導入初期は、お客様からアプリの使い方に関する質問が寄せられることが予想されます。「どうやって注文するのか」「決済がうまくいかない」といった場合に備え、従業員がお客様を適切にサポートできるよう、案内方法や簡単なトラブル対応をトレーニングしておく必要があります。

トレーニングを効率的に進めるためのポイント

トレーニングは一度きりではなく、段階的におこなうと効果的です。まずは基本的な操作を習得し、実際に運用しながらでてきた疑問点を解消していくと良いでしょう。また、マニュアルを整備するだけでなく、操作に慣れた従業員が他の従業員をサポートする体制を作ることも有効です。

継続的なフォローアップと従業員の不安解消

アプリ導入後も、定期的に従業員の声を聞き、運用上の課題や不安を解消していきましょう。新しいシステムへの抵抗感を減らし、従業員自身が「注文アプリ導入で仕事が楽になった」と実感できるようサポートを続けることが、DX化の定着につながります。