注文システムの切り替えによる業務効率化｜導入のためのステップと運用法

注文システムが飲食店の業務効率化を実現する理由

注文システムが業務効率化に貢献する最大の理由は、注文受付から会計までの一連のプロセスをデジタル化・自動化できる点にあります。従来の口頭や手書きによる注文では、聞き間違いやオーダーの転記ミスが頻繁に発生していました。モバイルオーダーを導入すると、お客様自身がスマートフォンやタブレットから直接注文する形になるので、オーダーテイクやレジ打ちの作業が不要になります。結果として、人的ミスが減少し、全体のオペレーション速度が向上するのです。

注文システムによるスタッフの負担軽減効果

注文システムは、特にホールスタッフとキッチンスタッフの業務負担を大きく軽減します。

ホールスタッフの業務軽減

ホールスタッフの主な業務である注文受付と会計が自動化される影響は、非常に大きいです。お客様が自分で注文・決済をおこなうことで、スタッフはこれらの作業から解放されます。空いた時間を、料理の提供、テーブルの片付け、お客様へのきめ細かな対応など、本来注力すべきサービス品質の向上に充てられます。

キッチンスタッフの業務軽減

キッチンスタッフにとっても、注文システムは大きなメリットをもたらします。システムから送られてくる注文データは、手書きの伝票と比べて格段に見やすいので、判読ミスを減らせます。また、オーダーが一元管理されて調理の優先順位も明確になるため、調理プロセスの混乱も防げます。ホールスタッフからの口頭での追加注文や変更指示に振り回されることも減り、調理に集中できる環境が整います。

店舗の課題と導入目的を明確にする

注文システムの導入を検討する際は、まず「なぜ導入するのか」という目的を明確にしましょう。混雑時の行列を解消したい、注文ミスを減らしたいなど、店舗が抱える課題は様々です。解消したい課題をリストアップすれば、最適な機器や機能を選択しやすくなります。

必要な機能を備えた注文システムを選ぶ

注文システムには、モバイルオーダー型、テーブルトップオーダー型、券売機型など様々なタイプがあります。たとえば、テイクアウトや事前注文に対応したい場合はモバイルオーダーが適しています。また、学食のようにお客様が限定されている場合は、学食での利用に特化したシステムが使いやすい場合もあります。多機能であっても使わなければコストの無駄になるため、シンプルで使いやすいシステムを選ぶ視点も持ちましょう。

注文システム導入の基本的なステップ

注文システムの導入は、計画的に進めることが失敗を防ぐポイントです。こちらでは、注文システムを導入するステップを紹介します。

注文システムの選定

まずは、店舗に合った注文システムを探すことから始めましょう。学食での導入であれば、学生がスマートフォンで気軽に使えるモバイルオーダー型の導入が良いでしょう。株式会社LTACでは、学食での利用に特化したモバイルオーダーシステム「Fleximo」を提供しております。

デモンストレーションと見積もり

利用する注文システムを決めたら、デモンストレーションを依頼しましょう。実際の管理画面や操作感を試し、店舗のオペレーションに合うかを確認します。同時に、初期費用や月額費用、オプション料金などを含めた詳細な見積もりを取得します。

契約と導入準備

導入するシステムを決定したら契約を結びます。その後、メニューの登録、テーブルレイアウトの設定、決済方法の連携など、システムを利用するための初期設定をおこないます。この準備作業がスムーズに進むよう、必要なデータや情報を事前に整理しておくと良いでしょう。

スタッフ研修と運用システムのテスト

導入後は、実際に運用するスタッフへの研修が不可欠です。操作方法はもちろん、トラブル発生時の対応マニュアルなども整備し、全員が安心して使える状態を目指します。本稼働前に、実際のオペレーションを想定した運用テストをおこない、問題点を洗いだして改善しておきましょう。

運用ルールを明確にしスタッフ全員で共有する

新しいシステムを導入すると、一時的にオペレーションが混乱します。そうした事態を防ぐため、注文システム導入後の新しい業務フローや役割分担を明確にし、運用ルールとして定めましょう。注文が入ったら誰が確認するかや、お客様から操作方法を聞かれたらどう対応するかなど、具体的なシチュエーションを想定してルールを決めておくと安心できます。

蓄積されたデータを分析しメニューや価格設定に活かす

多くの注文システムには、売上データや注文履歴を分析する機能が備わっています。これらのデータを活用しない手はありません。「どのメニューがいつ、どれくらい売れているか」「時間帯別の客数」といったデータを分析しましょう。データ分析から得られた知見は、人気メニューの強化、不採算メニューの見直し、最適な価格設定、効果的なキャンペーンの実施などに活かせます。

お客様の声を収集し改善を続ける

注文システムを導入したことで、お客様の利便性が本当に向上しているかも確認しましょう。システムを通じてアンケートを実施したり、スタッフが直接お客様から感想を聞くと、リアルな意見が収集しやすくなります。お客様と店舗、双方にとってメリットのある運用を目指し、継続的に改善を続ける姿勢が大切です。

注文システムと他のシステムを連携させるメリット

業務効率化をさらに推し進めるには、注文システムを他のシステムと連携させることも有効な手段です。たとえば、POSレジシステムと連携させれば、注文データが自動的に売上管理に反映され、日々の締め作業の負担が大幅に軽減されます。また、在庫管理システムと連携すれば、注文が入るたびにリアルタイムで在庫数が更新され、品切れによる機会損失を防げます。店舗の運営に必要なシステム連携が可能かどうかも、導入前に確認しておくと良いでしょう。